Administrasi ( Surat - Menyurat )

Gbr : statushukum.com

ADMINISTRASI (SURAT MENYURAT)

PENGERTIAN

1. Administrasi dalam arti luas, adalah semua pekerjaan, kegiatan dan usaha-usaha di dalam organisasi .
2. Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara tertulis dan ketentuan yaitu kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi.

FUNGSI

Admnistrasi berfungsi :

1. Untuk melaksanakan pengawasan, untuk semua pekerjaan harus dilakukan menurut ketentuan yang tetap.
2. Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi.

PENGGOLONGAN ADMINISTRASI

Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan sebagai berikut :

1)       Catatan

2)       Laporan

3)       Perencanaan, rencana dan program

4)       Keputusan

5)       Surat menyurat

SURAT MENYURAT

1. Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain.
2. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
3. Cara penomoran surat ( Tanyakan pada Pembina/Senior dalam organisasi yang anda ikuti )

NB : Cara penomoran surat setiap organisasi berbeda-beda

e.   Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :

1)       Kepala surat, yang terdiri dari :

a.  Nama organisasi/kesatuan

b.  Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun

c.  Nomor

d.  Klasifikasi (sifat)

e.  Lampiran

g.  Alamat

h.  u.p (untuk perhatian), apabila perlu

2)       Isi surat, terdiri dari :

a. Pendahuluan

b. Uraian/maksud

c. Kalimat penutup

3)       Penutup surat, terdiri dari :

a.  Nama Jabatan

b.  Tanda Tangan

c.  Nama Pejabat

d.  Cap atau stempel

e.  Tembusan

f.    Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :

1)       SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu.

2)       SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.

ADMINISTRASI YANG DIPERLUKAN DI ORGANISASI :

1. Buku presensi
2. Buku iuran
3. Buku kas
4. Buku riwayat
5. Buku acara latihan/rapat dan notulen
6. Log book
7. Buku agenda
8. Buku catatan
9.  Buku inventaris regu

Buku-buku tersebut masih dapat ditambah lagi apabila memungkinkan untuk diadakan.

Untuk selengkapnya 

Download E-book Administrasi.pdf  Via : 4Shared